2026年ISO9001新规：成文信息可获得性管理实操指南

　　成文信息堆成电子文件夹、锁进文件柜，审核时翻找半天，现场作业却拿不出有效版本;新版文件已发布，一线仍用旧版指导工作，导致流程偏差——这是多数企业质量管理体系运行的通病。2026年ISO9001(DIS草案版)强化成文信息动态管理，将“可获得性”从合规要求升级为效率支撑，只存不用不仅浪费资源，更可能成为审核否决项。启航管理咨询结合2026版新规与实操经验，拆解3大核心技巧，让成文信息真正服务于运营，而非沦为“审核道具”。

　　一、定边界：精准管控，不做“无效存档”

　　可获得性管理的前提是厘清管控范围，避免“一刀切”存档。2026ISO9001以“成文信息”替代原“文件和记录”，强调按需留存。企业需按“核心必存、辅助简化、冗余剔除”原则分类：核心类含质量方针、关键工序作业指导书、合规性证据等，必须全程可控;辅助类如培训课件、内部通知，可简化管控流程;冗余类如重复表格、过期标准，及时清理销毁并留存记录。

　　同时明确保留期限，结合行业法规与产品生命周期设定，避免无期限存档增加管理成本，也防止提前销毁导致追溯断层。

　　二、落地核心：让信息“找得到、用得上”

　　可获得性的核心是“在需要的时间、场合，精准获取适用版本”，实操中需抓好两个关键：

　　一是数字化适配与版本管控。2026版鼓励电子存档与云存储，企业可搭建简易共享平台，按岗位权限分级授权访问，确保现场人员扫码即可获取对应文件;同步建立版本追溯机制，新增、修订文件需标注版本号、生效日期，旧版自动归档并标注“作废”，从源头杜绝新旧混用。需注意，电子文件需做好备份与加密，防止泄露或丢失。

　　二是场景化投放。摒弃“统一归档、按需自取”模式，将核心成文信息精准推送至使用场景：车间工位张贴简化版作业指导书，检验岗位配置电子版检验标准，采购部门同步更新供方合规要求。外来文件(如客户规范、行业标准)单独标识、统一管控，确保与内部文件衔接一致。

　　三、长效保障：避免“一阵风”式管理

　　可获得性管理需形成闭环，而非阶段性工作。一方面建立定期评审机制，每季度核查成文信息的适用性、完整性，结合过程改进与新规更新同步优化，避免信息滞后;另一方面强化全员意识，明确各岗位信息管理责任，确保文件使用者参与评审，提出优化建议，让管理贴合实际需求。

　　需避开两大误区：一是过度管控，设置复杂审批流程导致信息传递滞后;二是管控不足，外来文件未识别、作废文件未回收，引发合规风险。

　　总结：可获得性是体系高效运行的基石

　　2026年ISO9001对成文信息的要求，本质是倒逼企业从“形式合规”转向“价值落地”。成文信息的价值不在于“存多少”，而在于“用得好”，高效的可获得性管理能减少流程内耗、降低质量风险。