SGS QMS验厂总卡壳？3招搞定文件记录快速整改

　　“文件记录反复被打回，改到崩溃!” 这是很多企业迎接 SGS QMS 验厂时的真实写照。去年，东莞某电子厂就因 “检验报告数据缺失”“不合格品处理无闭环记录”，连续两次审核不通过。启航管理咨询介入后，用三个直击要害的方法，助其10天内完成整改，顺利通关。今天就把这些实操经验分享给你。

　　一、摸清审核标准：知道查什么，才能改到点上

　　SGS 审核员查文件记录，主要盯这三个关键点：

　　条款覆盖完整性：

　　ISO 9001 核心条款必须有对应记录支撑，比如 7.5 文件化信息、8.5.2 可追溯性、10.2 不合格处理，少一项都不行。

　　逻辑闭环性：

　　从生产计划到检验报告，从原材料入库到成品出库，各环节记录时间、编号、参数必须前后一致，不能 “自相矛盾”。

　　证据有效性：

　　记录上的签字、日期、数据不能随意补填，要有真实操作痕迹，比如设备点检表需同步关联设备运行日志。

　　二、三步整改法：快速纠错，不留死角

　　建立问题台账：

　　对照审核发现项，逐条拆解问题根源。例如 “检验报告数据不全”，可能是检验标准文件未明确检测项，也可能是员工操作疏漏，需分类记录。

　　套用成熟模板：

　　别浪费时间自创文件!启航整理了《生产记录模板》《不合格品处理流程表》等标准化工具，直接填入企业信息即可使用。模板自带必填项提示，比如生产记录必须包含：产品批次号、操作时间、关键参数实测值、操作人员签字。

　　交叉核验机制：

　　整改后由质量部、生产部、管理层三方交叉检查：

　　质量部核对数据准确性;

　　生产部确认记录与实际操作一致;

　　管理层抽查逻辑连贯性，确保无漏洞。

　　三、长效预防：让记录管理不再 “临时抱佛脚”

　　培训到岗位：

　　针对记录填写易错点，开展 “15 分钟班前培训”，用实际案例演示正确填写方法，培训后当场考核，合格才能上岗。

　　设置提醒工具：

　　在 ERP 系统中设置自动提醒，比如设备点检超时未填，系统自动推送通知到责任人;检验报告未按时提交，无法进行下一道工序。

　　定期自查：

　　每月随机抽取 10% 的记录进行内部审查，发现问题立即整改，避免积少成多。

　　总结

　　SGS QMS 验厂文件记录整改，关键在于 “精准对标、快速纠错、长效预防”。别把精力浪费在表面修补，而是从标准要求出发，用标准化模板和流程化检查，彻底解决记录不规范问题。现在就对照这三个方法自查，下次审核就能胸有成竹。