合并文件不对，EcoVadis白审！3个拒审原因请避开

　　花了俩月填完EcoVadis问卷，信心满满提交，结果第二天就收到拒审通知 ——“合并文件不符合要求”。重新整理又得耽误一周，客户那边催得紧，急得抓耳挠腮却不知道问题出在哪。这种 “临门一脚掉链子” 的事，不少企业都遇过。

　　EcoVadis对文件的要求，看着简单，实则藏着不少细节雷区。尤其合并文件，不是把PDF堆在一起就行，这3个致命原因，最容易导致拒审。

　　一、文件 “张冠李戴”，对应关系乱成麻

　　EcoVadis 要求每个问题对应的证明文件都要清晰可查，但很多企业合并时图省事，把所有文件打包成一个压缩包，或者随便按文件名排序，审核员根本找不到哪份文件对应哪个问题。

　　正确的做法是 “问题编号 + 文件内容” 一一对应。比如问卷里 “环保政策” 是 Q3.2，合并文件里就要明确标注 “Q3.2 - 公司环境管理办法.pdf”，后面再附具体内容。

　　别用 “相关文件 1”“补充材料 2” 这种模糊命名，审核员没功夫猜你的文件对应哪题。哪怕文件内容相关，编号对不上，也会被判定为 “无效证明”。

　　二、文件 “缺胳膊少腿”，关键信息被截断

　　合并文件时，最容易犯的错是 “为了压缩大小，擅自删减内容”。比如把长达 50 页的社会责任报告只截前 10 页，或者把带公章的页面漏掉，看似省了事，实则直接触发拒审。

　　所有文件必须完整。合同要包含甲乙双方签字页，检测报告要有 CMA 章和结论页，政策文件要带发文编号和生效日期，缺任何一项都会被认定为 “文件无效”。

　　合并时注意格式兼容。别用太偏门的软件转换 PDF，导致部分页面乱码或图片模糊，审核员看不清内容，自然会打回。

　　三、文件 “新旧混放”，时效性踩红线

　　EcoVadis 对文件的时效性有明确要求(比如近 1 年内的检测报告、现行有效的制度文件)，但很多企业合并时把过期文件也塞进去，比如用 2021 年的环保检测报告证明 2023 年的合规性，直接被判定为 “证明无效”。

　　合并前先筛文件：政策类文件看是否在有效期内，报告类文件看出具时间是否符合要求(通常是 12 个月内)，过期的一律剔除。

　　对 “持续有效” 的文件(如公司章程)，如果有修订版，一定要放最新版本，别把 2019 版和 2023 版混在一起，让审核员分不清现行内容。

　　启航管理咨询表示，合并文件看似是EcoVadis审核的 “小事”，实则是 “敲门砖”—— 文件通不过，后面的问卷答得再好也白搭。避免 “张冠李戴”“缺漏关键信息”“新旧混放” 这三个坑，把文件按 “编号对应、完整有效、时效合规” 的标准整理，就能减少 80% 的拒审风险。