员工考勤与加班记录不符？RBA工时管控流程，工厂照做就过

　　“RBA 审核员翻出考勤记录，系统打卡显示 18 点下班，加班审批单却写着 20 点，当场开了严重不符合项”“工资表的加班费和考勤数据差了 3 小时，员工没意见，审核却判定记录造假”。RBA 对工时管控的核心要求是 “真实、闭环、可追溯”，每周总工时(含加班)不得超过 60 小时，且加班必须自愿。很多工厂栽在 “补记录” 上：要么先加班后补申请，要么人工修改打卡数据，看似应付了日常管理，却躲不过审核员的交叉验证。要知道，记录不符不仅过不了认证，还可能引发劳动纠纷，甚至丢订单。

　　一、记录不符的 3 个致命误区

　　“先加班后补单，审批成形式”：员工临时加班没走申请流程，事后统一补录，导致打卡时间早于审批时间。RBA 强调加班需事前确认自愿性，补单记录会被直接判定无效。

　　“人工算工时，数据不同步”：考勤机数据、加班审批表、工资单靠 Excel 手工核对，难免出现误差。审核时只要抽查 3 个月记录，误差率超 0.5% 就会扣分。

　　“异常不标注，模糊混过关”：漏打卡、外勤等特殊情况没附说明，直接按正常加班记录。这类 “无佐证记录” 在 RBA 审核中等于无效证据。

　　二、RBA 工时管控 3 步流程，照做不踩坑

　　(一)事前：加班申请 “系统锁死”

　　用考勤系统绑定加班审批，员工提交申请时需注明事由、预计时长，主管 12 小时内审批通过，系统才会解锁对应时段的加班记录权限。紧急加班需 24 小时内补录，附项目紧急证明，确保 “无审批不加班”。

　　(二)事中：数据 “自动勾稽”

　　考勤系统实时抓取打卡数据，自动与审批单比对：若实际打卡时长与申请偏差超 15 分钟，系统触发提醒，员工需补充《工时差异说明》，经主管和 HR 双签确认。外勤人员必须用定位打卡，关联出差申请单，避免 “虚报加班”。

　　(三)事后：核对 “三重闭环”

　　每月 5 日前完成三项核对：考勤系统数据与加班审批单比对、工资表加班费与考勤数据比对、员工签字确认单与系统记录比对。所有差异需附《异常处理台账》，注明原因及整改措施，留存至少 12 个月。

　　三、2 个避坑提醒

　　紧急加班 “留痕”：订单激增等特殊情况需超 60 小时工时，要提前向当地劳动部门申请，附获批文件和员工自愿加班确认书，避免 “超时加班” 硬伤。

　　员工 “签字确认”：每月工时核对单必须由员工本人签字，禁止代签。电子签需保留操作日志，确保员工对工时记录无异议。

　　启航管理咨询提醒，RBA 工时管控从来不是 “做记录给审核员看”，而是通过流程规范平衡生产需求与员工权益。很多工厂不是没做管控，而是流程断了链。针对 “审批滞后”“数据不同步” 等痛点，启航可提供定制化方案：梳理适配 RBA 的管控流程，打通考勤与审批系统数据，开展实操培训，让工厂从 “被动补记录” 变 “主动合规”，认证审核少走弯路。