验厂整改报告模板：如何用“5Why分析法”让审核方认可CAP？

　　王经理最近被验厂整改搞得焦头烂额。工厂消防通道堆物被开出不符合项，他连夜写了整改报告：“已清理堆物，罚款当班主管”，结果审核方直接退回，理由是 “根本原因未识别，预防措施无效”。改了三版还是没过，订单交付眼看要受影响。

　　后来他找到启航管理咨询，顾问指着报告问：“消防通道堆物，为什么堆?”“物料没地方放。”“为什么没地方放?”“仓库规划不够。”“为什么规划不够?”…… 连问五个 “为什么” 后，根源浮出水面：生产计划变动时，仓库缺乏动态调整机制。

　　顺着这个思路，王经理重新写报告，不仅解决了眼前问题，更建立了仓库规划的定期评审流程。再提交时，一次性通过审核。

　　一、用5Why挖透根本原因，避开“表面整改”坑

　　很多企业写整改报告，总停留在 “现象描述 + 即时处理”，比如 “设备漏油” 就写 “已更换密封圈”，却没问 “密封圈为什么频繁损坏”。审核方要的是 “标本兼治”，5Why 就是帮你挖到根的工具：

　　明确问题：用数据和事实描述，比如 “7 月 10 日 - 15 日，车间 A 区消防通道被物料占用 3 次，最长达 4 小时”，而非 “消防通道常堆物”。

　　连续追问：每个 “为什么” 都要基于上一个答案，不跳步。比如 “为什么设备漏油?”→“密封圈老化”→“为什么老化快?”→“润滑不足”→“为什么润滑不足?”→“保养计划未包含该点位”，直到找到管理流程、制度层面的原因。

　　区分原因类型：是人为失误、设备缺陷，还是流程漏洞?根本原因往往藏在 “流程 / 制度缺失” 里。

　　二、预防措施要“可落地、可验证”，拒绝“假大空”

　　找到了根本原因，预防措施就得针对性发力，避免 “加强培训”“提高意识” 这类空话：

　　针对流程漏洞：比如因 “仓库规划无动态调整” 导致堆物，措施可写 “每月 5 日前，生产部与仓储部共同评审下月排产，根据订单波动调整仓位，形成《仓库动态规划表》，由生产经理签字确认”。

　　明确责任和时效：每个措施都要写清 “谁来做、怎么做、什么时候完成”，比如 “设备部张工负责修订《设备保养手册》，补充密封圈润滑点位，7 月 30 日前完成并组织培训”。

　　加上验证方法：说明如何证明措施有效，比如 “连续 3 个月检查消防通道，确保无堆物，由安全专员每周拍照存档”。

　　总结

　　验厂整改报告的核心不是 “应付审核”，而是借审核机会完善管理。用 5Why 追根溯源，让预防措施落地到具体流程和责任人，既能让审核方认可，更能帮企业堵住重复出现的漏洞。下次再写 CAP，不妨从第一个 “为什么” 开始，少走弯路。